Pocas cosas más agradables que un proyecto que termina siendo un éxito. Recientemente tuve la fortuna de dar por concluido de la mejor manera un proyecto bastante importante. Fue un éxito sin precedentes para el cliente, sobre todo en donde cuenta: fuera de Internet. Sus objetivos se cumplieron ampliamente, los ahorros fueron sustanciales y en general el ROI fue una maravilla. Básicamente es una historia de amor como pocas.

Sin embargo, esto plantea una nueva serie de circunstancias que de primera instancia no teníamos contempladas.

Era la primera vez que utilizaban medios sociales para un proyecto de esta naturaleza. Son una empresa global de considerable tamaño y pese a eso no tienen mucha experiencia en estos temas. Literalmente acaban de escribir el primer capítulo del manual de «Cómo usar éxitosamente medios sociales». Obtuvieron un conocimiento y experiencia valioso que tiene que conservarse y distribuirse internamente, como parte de su memoria corporativa. Por otro lado, podemos considerarnos un caso de éxito de las aplicaciones y servicios que usamos. Revisé y no tienen muchos casos de este tipo y menos en Latinoamérica. Sería bueno poder compartir lo que hicimos con otras personas.

Resumiendo: El conocimiento y la experiencia ganada se tienen que conservar, compartir y en muchos casos difundir.

El asunto es que esto no es tan fácil como suena.

Si el proyecto está razonablemente bien hecho habrá una serie de documentos y reportes de los que se puede echar mano, pero aún esto no basta. Toda esa información se tiene que organizar y complementar para dar una visión completa.

Un caso de estudio debe indicar claramente tres puntos:

1. La Situación o el Problema
2. La Solución
3. Los Resultados

Un ejemplo adecuado, aunque ligeramente escueto para mi gusto son los casos que se muestran en Facebook for Business. Otro buen artículo para consultar sobre el tema es este de Ric Dragon en Marketing Land. Ampliamente recomendado.

El tema es que esto requiere tiempo y recursos. Y una vez acabado el proyecto parecería que no hay necesidad de seguirle dedicando tiempo, pero curiosamente es aqui donde más valor se puede obtener de todo lo que se ha logrado. El recopilar la experiencia obtenida del proyecto multiplica su valor en el tiempo y lo integra al acervo institucional, de otra forma es algo volátil y efímero. Una organización inteligente es la que no pierde tiempo reinventando cosas que ya se hicieron y se hicieron bien. Un caso de estudio es un gran paso adelante para esto.

Este tipo de documentos están tradicionalmente asociados a las actividades de ventas o promoción (y sin duda no duelen cuando están bien hecho) pero en muchos casos su utilidad puede ir mucho más allá. Aún si ellos no quisieran hacerlo yo lo haría porque es una excelente referencia para futuros clientes. En retrospectiva, creo que tengo varios proyectos que se beneficiarían de esto y me parece que debo dedicarle tiempo.

Un caso de estudio ayuda a que el conocimiento necesario permanezca y pueda ser reusado. En disciplinas como los medios sociales esto no se puede pasar por alto, aunque lamentablemente sucede con frecuencia.

Creo que la lección es que el éxito es más valioso cuando es replicable. Y para eso tiene que dejar conocimiento sobre el que se pueda construir más todavía.

Sigo escribiendo.

¿Crees que se pierde mucha experiencia valiosa al no documentar o es una pérdida de tiempo?